Портрет потенциального клиента
Говоря о потенциальном пользователе информационной системы NEXUS, мы представляем себе самостоятельную коммерческую организацию или подразделение холдинга, имеющие преимущественно торговый или торгово-производственный профиль деятельности, штат которой насчитывает от десятков до двух-трех сотен человек человек. Фирма может иметь филиал: удаленный склад, магазин, представительство и т.п.
Решение о необходимости внедрения информационной системы, как правило, приходит в период расширения объемов и сфер деятельности предприятия. В небольших фирмах для информационной поддержки может быть достаточным аккуратное ведение небольшого документооборота и бухгалтерии, тогда как компьютер используется наравне с другой офисной оргтехникой. Но с ростом бизнеса выясняется, что та же самая бухгалтерская программа мало пригодна для оперативного учета и анализа, поскольку сведение баланса производится гораздо реже, чем это необходимо в повседневной работе. Увеличиваются потоки трудно сопоставимой информации из разных подразделений, которые необходимо обобщать и оценивать как в комплексе, так и относительно других. Краткий обзор типичных проблем выглядит примерно так.
Документооборот во многих фирмах организован как создание файлов–документов средствами офисных пакетов для Windows (Word, Excel и т.п.) и хранение их на общедоступном файловом сервере. Это достаточно просто, не совсем удобно, и совсем ненадежно. При таком ведении документооборота, документы, как правило обладают неприятной способностью теряться. Неизвестно также, кто внес очередные изменения в содержание документа. Могут появиться несколько копий одного документа. Порой сотрудники создают один и тот же тип документа (например счет или договор) разной формы. Корректная нумерация входящих и исходящих документов также вызывает определенные трудности. С увеличением объема документооборота проблемы растут в геометрической прогрессии.
Складской учет и движение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) автоматизирован практически во всех фирмах, где есть достаточно большой объем движения ТМЦ, уже не поддающихся ручному оперативному учету по карточкам товара. Сложившаяся ситуация здесь неоднозначна и скорее характеризуется отсутствие явного желания переходить на «новую программу». Эта позиция понятна, поскольку при механическом переходе интеграции данных склада, например с финансовыми потоками не получится, а данные складских работников все так же не будут совпадать с бухгалтерией. Тем не менее на сегодня, отделы продаж, сбыта и снабжения достаточно оперативно получают ведомости по остаткам и движению ТМЦ на отдельных точках. Проблемы возникают при появлении сети филиалов, магазинов и складов, данные с которых необходимо собирать и обрабатывать в реальном масштабе времени. Решение задач автоматизации управления запасами, резервирования, распределения, как правило, отсутствует.
Бухгалтерский учет и отчетность. Достаточно большой рынок бухгалтерских программ, рекламирующих «полную автоматизацию бухгалтерского учета» позволяет сделать «свой» выбор. Однако, полная автоматизация собственно бухгалтерского учета, как правило, не получается – или какие-то аналитические ведомости приходится вести вручную, или не подходит учет зарплаты и приходится покупать дополнительно такую программу, а затем копировать данные в «главную» задачу и т.п. И хотя, не совсем все так, как предполагалось, но однако печатаются платежные поручения и можно оперативно получить их реестр за период с аналитикой, можно получить оборотно-сальдовую ведомость по счетам к концу квартала, аккуратно ведется кассовая книга, рассчитываются и выводятся на печать по соответствующей форме балансы и финансовые отчеты. Можно сказать, бухгалтерия автоматизирована.
Управленческий учет и анализ деятельности. Как правило это внутрифирменная отчетность оригинальной формы по данным о затратах из бухгалтерской программы в конце отчетного периода (после сдачи баланса) или агрегированные данные из разных отделов, которые рассчитываются по формулам в электронной таблице типа Excel. Чуть легче, когда есть специальная программа, которая агрегирует данные с различных участков учета (как в случае с удаленным складом или магазином), но в любом варианте, получаем информацию за прошлый период и не всегда вовремя, в то время как основой управленческого учета является оперативность и его направленность на будущие периоды, а не на прошлые, как в бухгалтерском.
