Краткое описание
Смысл этого модуля - ведение информации о сотрудниках для фирм, составляющих корпорацию. Было бы слишком громко называть это отделом кадров. Для каждого сотрудника или пользователя (а многие сотрудники могут быть пользователями и могут регистрироваться в системе) ведется: Общая информация: ФИО, Пол, Заместитель (выбирается из списка сотрудников), Должность (из списка должностей), Отдел (выбирается из списка отделов), Замечания (строка), Комментарий - любой неструктурированный текст произвольной длины
Паспортные данные: Гражданство, Национальность, Дата рождения, Место рождения, Паспорт серия, Номер, Выдан, Наличие иностранного паспорта, Визы до:, Особые отметки (строка) Контактная информация: Прописан, Проживает, Домашний тел., Рабочий тел, Мобильный тел, Пейджер, E-mail, Особые отметки (строка) Данные для бухгалтерии: Оформлен по бухгалтерии, Социальный N налогоплательщика, Пенсионный номер, Количество детей, и иная информация включая табель.
Организационная структура. Должности образуют пополняемый список (первоначально
он содержит должности: Генеральный директор, Финансовый директор, Технический директор,
Главный бухгалтер, Бухгалтер, Кладовщик, Грузчик, Водитель, Уборщик, Секретарь,
Менеджер, <Уволен>). Должность <Уволен> ставится уволенным сотрудникам. По каждой
должности на лету можно получить отчет 'кто эту должность занимает' Отделы образуют
пополняемый список (первоначально он содержит отделы: Бухгалтерия, Директорат, Финансовый
отдел, Склад, Отдел продаж, <Уволенные> для единственной фирмы, которая входит в
корпорацию). В дальнейшем список можно пополнять и создавать новые отделы для фирмы
и других фирм корпорации. Про каждый отдел известно, помимо названия, его код (некая
строка), количество вакансий и его начальник (может быть не заполнен). Сами отделы
имеют вид папок и образуют древовидную структуру, которая начинается от какой либо
из фирм корпорации. Поэтому каждый отдел относится к какой-либо фирме из корпорации.
В общей информации о пользователе есть два поля, которые не вводятся, а определяются
ИС. Это Фирма, где сотрудник работает (определяется по отделу) и Начальник. Начальник
определяется так: это начальник отдела, где работает данный сотрудник. Но если временно
у отдела нет начальника, или это он сам и есть, то берется отдел более высокого
уровня.
Отчеты. Список сотрудников с должностями, отделами в порядке этих отделов по подчиненности делается как отчет либо по отделу (тогда строится частичный отчет, только по данному отделу и его структурам), либо по фирме-партнеру, и тогда строится полный отчет. По любому сотруднику на лету строится отчет 'список подчиненных'
Дополнительная информация. Сотрудники - это такая область, где заранее всю информацию, которую хотелось бы хранить, не предусмотреть. Поэтому сразу может возникнуть необходимость в расширениях к документу сотрудник, например:
Почта. Первый, и самый простой способ передачи документов между пользователями - это почта. Послать можно сам документ, ссылку на него, копию и документ письмом, если нужно написать произвольный поясняющий текст. При посылке документа указывается сотрудник, кому посылается документ. Посланный документ, ссылка, копия или письмо оказывается в личном почтовом ящике пользователя, который находится в его личной папке и всегда этому пользователю доступен.
Функции. Функция - это некое действие, которое выполняет один или несколько сотрудников. Эти сотрудники заменяют друг друга, уходят в отпуск, болеют, увольняются, но если то, что они делают оформлено как функция, то никому не надо выяснять, не болеет ли Сидоров или кто сейчас занимается отгрузкой. Документ посылается на обработку функции, и уже ИС сама определяет кому это задание отдать. При посылке документа функции указывается уже не сотрудник, а функция. И при посылке указывается дополнительная информация - строка пояснения, срок, к какому выполнить и др. Составитель задания может заказать ИС информировать себя автоматически составляемыми ИС письмами о движении задания по функциям. Исполняющие функцию сотрудники получают в своей личной папке почтовые ящики, которые относятся непосредственно к данной функции (чтобы не спутать, ведь один сотрудник может участвовать в нескольких функциях) куда и приходят документы. Возможно движение документов не только вперед от функции к функции, но и назад (отказ), и 'вбок' (я не умею, может коллега справится ?)
Маршруты. Автоматизация может идти и еще дальше, если есть возможность сформулировать критерии движения документов между функциями. Тогда появляется возможность послать документ дальше, в соответсвии с правилами внутрифирменного документооборота. А уже какой функции - решает ИС на основе известных ей правил.
Общая часть. Сделки на покупку и продажу являются симметричными относительно друг друга документами, которые порождают накладные и акты за услуги, приходные и расходные. Они содержат товарную часть, то есть список товаров и/или услуг с количествами. Ответственным за сделку является ответственный за фирму, если таковые ведутся.
Товарная часть. К документу привязаны товарные документы: накладные и акты за услуги. Поэтому напротив начального количества есть количество отгруженных/принятых товаров или оказанных услуг. Сделка имеет три статуса: не выполнена, частично выполнена, и полностью выполнена.
Цены. Цены заполняются как правило автоматически из прайс-листа с возможным пересчетом между валютами. Ценовая колонка выбирается создающим сделку (см рассуждения о настройке ввода). На заполнение цен в сделке оказывают привилегии пользователя:
Оплата. СР в зависимости от настройки поддерживает два совершенно различных варианта. Это оплата на клиента (в этом случае статус по оплате смотрится по клиенту, а сделки не имеют явного статуса 'Оплачен') и, второй вариант, - ведение у платежки списка привязок, а у сделки - Статуса по оплате.
Каталог. ИС позволяет вести каталог товаров и услуг. Организация этого каталога возможна древовидная, с произвольным уровнем вложенности групп. Более того, возможна организация нескольких альтернативных каталогов для одних и тех же товаров. Например, в одном каталоге товары могут быть расположены по назначению (процессоры, память, корпуса), а в другом по маркетинговому положению (старые, новые, вышедшие из употребления) и т.п.
Товар имеет главное название и до двух дополнительных. Дополнительные названия используются либо для названия на иностранных языках, либо для дополнительного хранения краткого и полного названия (например, при обычной работе используется главное название, а при издании прайс-листа краткое). Если выбран этот режим, то дополнительные названия можно не вводить и специально не редактировать при изменении основного названия, если краткое или полное название совпадает с основным (до тех пор, пока они совпадают, за этим следит ИС).
Артикул. У товара часто ведется некий код, артикул, с помощью которого на него можно сослаться. ИС предусматривает возможность ведения артикула (но он может и отсутствовать). Если он ведется, то возможны разные режимы его функционирования. Если номера нужны только для внутреннего учета, то артикул может даваться системой автоматически (каждый раз новое число) и изменить его будет нельзя. Если артикул ведется по каталогу внешнего поставщика, то он может заполняться вручную. Наконец, возможен и комбинированный режим в котором артикул дается системой автоматически, но может потом быть исправлен. Можно от ИС потребовать не допускать дублирования артикулов товаров. Почти во всех документах, где нужно указать товар или их список, администратор может заказать у ИС возможность ввести товар набором артикула.
Дополнительная информация. Помимо перечисленной информации, может храниться (то есть ведется если включена соответствующая настройка):
Единицы измерения. Способ измерения - это то, как измеряется данный товар. И, если специфика фирмы предполагает продажу только штук, то можно настройкой вообще избавиться от заполнения и появления этого поля. Предусматриваются следующие способы измерения:
И для каждого способа измерения сразу присутствуют единицы измерения. Для штук это естественно только штуки. Для других способов измерения введены все обычные единицы - метры, сантиметры, килограммы и миллиграммы с соответствующими коэффициентами пересчета между единицами. Администратор для каждого способа измерения выбирает минимальную единицу - единицу, в которой и происходит обработка. Такая единица может быть только целой, и, если ткань может быть продано 1. 55 метра ткани, то в качестве такой единицы надо выбрать сантиметр. При вводе количества товара (в сделке, операции со складом, в накладной) вводится как количество, так и единица измерения Поэтому можно указать 1. 55 метра, 1550 мм и даже 0. 00155 км. Все это будет означать одно и тоже количество ткани, а вот отображаться будет так, как настроил администратор. При отображении учитываются две вещи: выводится количество в единицах, которые разрешены к отображению (например, в дециметрах длину можно задавать, но показывать значение в этой довольно редкой единице не стоит). Во вторых, если есть возможность вывести количество в разных единицах измерения, то выбирается та, где меньше знаков после запятой. Гибкость при отображении количеств не должна пугать. Если администратор захочет чтобы везде информация выводилась, например, только в метрах, то только эту единицу он и оставит как допущенную к отображению, что не помешает ему оперировать дробными количествами товара. Работа с дробными количествами товара является большим плюсом системы.
Партия. Партии (группы поставки, серии) - это признак товара, который
позволяет относить одинаковые товары к разным группам по поставке и разделять эти
товары на складе по количествам. Например, на складе хранится не просто 100 шт.
процессоров, а 20 шт. поставленных 10.05.98 и 80 шт. поставленных 15.05.98.
Когда это нужно ? Когда по каким-то причинам не все равно, продавать какой товар.
На разные партии могут быть разные цены, разный срок хранения, условия и пр. При
настройке во первых надо решить, а нужен ли раздельный учет по партиям вообще. Если
он не нужен, то его следует выключить, и работа ИС во многом станет проще. Если
такой учет нужен, то у каждого товара появляется признак, вести ли для этого товара
партии. Можно указать ведение партии как ссылку на документ (то есть если товар
поступил по приходной накладной, то в качестве указания на партию указывается эта
приходная накладная). Можно поступить и иначе, в качестве партии вместо указания
на документ вести число, которое и определяет партию. В этом режиме товары можно
разделять даже индивидуально, указывая в качестве этого номера их уникальный номер
(например, по указанному штрих-коду).
Общие принципы. ИС хранит количества товара всего (а также, если нужно,
по каждой партии раздельно) в фирме с детализацией по складам. Можно вести в ИС
произвольное количество складов (к бухгалтерии они отношения не имеют). Между складами
происходят внутрискладские перемещения, оформляемые операциями со складом. Приход
извне и отгрузка оформляется также операциями со складом, но здесь в качестве источника
и получателя указываются некие внешние склады, символизирующие внешний приход и
уход вовне.
Операции со складом составляются либо вручную (тогда указывается с какого и на какой
склад переводится товар, а также список товаров, количеств (с учетом единиц измерения),
партий, если нужно). Операции со складом могут появляться и в результате операции
с другими документами - например, при отгрузке накладной.
Операция со складом имеет два статуса - подготовлена и выполнена. Товар перемещается
со склада на склад только после выполнения операции. При проведении операции проверяется
наличие положительного остатка на складе по переводимым товарам (со склада нельзя
увести то, чего нет). Проверка делается с учетом дат - ситуация, когда 11 числа
товар принимают, а как дату отгрузки указывается 9 число некорректна и отгрузка
выполнена не будет: хотя по сумме товара и осталось положительное количество, но
на 10 число его число было бы отрицательно.
На какие вопросы отвечает ИС о товаре и складе ? Информация предоставляется
по состоянию на данный момент, а также в прошлом. В этом случае известна вся история
с точностью до дня (но есть сколько бы времени ни прошло, можно ответить на вопрос,
сколько было данного товара, допустим, на начало 20.08.97. Это означает, что ведется
история изменения количеств с точностью до дня).
Вопросы, на которые может ответить система (то есть небольшие отчеты, которые запускаются
для конкретного товара или склада):
Склады-группы. Несколько 'настоящих' складов можно объединить в группы. Такие группы в некотором смысле выглядят как склад, потому что позволяют получить информацию о количестве товаров на данном складе в данный момент и в прошлом. Это количество получается как сумма товаров на складах, которые относятся к данной группе. С другой стороны, этот склад не может участвовать в операции со складом. Такие склады-группы используются для выражения некоторых общностей типа Фирма целиком (состоит из всех складов), Выставка (Состоит из складов Выставка в Магазине 1, 2 и 3, и т.д.).
Инвентаризация. По любому настоящему складу можно выполнить инвентаризацию,
то есть сверить количество товара по базе с фактическим. Для этого создается специальный
документ, акт инвентаризации. Напротив каждого товара (партии товара, если они ведутся)
и количества (определяется системой) пользователь вписывает количество фактически
обнаруженного на складе.
Когда инвентаризация закончена, акт получает статус выполнен, и по нему может создаваться
до двух операций со складом - приходование найденного товара и увод утерянного.
Даже если известно, что товара на складе, допустим, не 10 как показывает ИС, а 8,
то невозможно 'исправить' количество товара напрямую, так как количество товара
меняется только вследствие операций со складом. Акт инвентаризации - возможность
честно это сделать.
Механизм материальной ответственности. У каждого склада может быть (если
включена настройка ИС) материально ответственный за этот склад. А это значит, что
только это лицо и может принимать или отгружать товар с этого склада. Лицо, материально
ответственное за склад может быть уверено, что количество товара на складе не изменится
без его ведома (и нет привилегий, которые позволяют нарушить это).
В случае, если операция со складом проводится между двумя складами, которые имеют
мат.ответственных, то за один раз она проведена быть не может, так как одновременно
требуется присутствие двух лиц. Проблема решается с помощью механизма подписей:
один человек подписывает, а другой выполняет операцию.
Общие принципы. ИС обеспечивает хранение цен на товары и услуги, которыми торгует фирма. Цены конкурентов и цены поставщиков могут вестись, если администратор системы создаст соответствующие расширения: например "деньги" для товаров и услуг. С каждым товаром и услугой связано несколько цен, каждая из которых называется ценовой колонкой. Имеются ценовые колонки: Базовая и рассчитываемые по формулам еще 5 колонок, которые называются Крупный опт, Средний опт, Мелкий опт, Розница, Специальная. Помимо этих колонок, администратор может добавлять и еще колонки, а также переименовывать существующие.
Метод расчета цен. Менеджеры, отвечающие за цены товаров, как правило
задают значение одной, базовой ценовой колонки. Все остальные цены вычисляются по
формулам, которые задаются для каждой ценовой колонки. Зависимость линейная, и в
простейшем случае она задается коэффициентом. Например, Розница это Базовая * 160%,
а для мелкого опта - это 140%. Помимо умножения на коэффициент производятся еще
следующие действия:
Цена может округляться так, чтобы появлялось нужное количество нулей в последних
знаках, то есть так, чтобы цена выглядела (x обозначает здесь значащую цифру) как
xxxxxx. x0. xxxxx. 00, xxxx0. xx, xxx00. 00 и xx000. 00.
Тип округления задается установкой К ближайшему, К большую сторону, В меньшую сторону
Режим кратности позволяет делать цены кратными числам 6 и 11 (для товаров с НДС
10% и 20% цены, кратные этим числам без остатка разделяются между чистой суммой
и НДС, что исключает всевозможные проблемы с округлением).
Наконец, режим ручной корректировки допускает возможность исправить вычисленную
таким образом цену и проставить значение вручную.
Режим черновика. При исправлении базовой цены все расчетные сразу пересчитываются.
Нужно ли, чтобы это сразу вступило в силу (то есть новые сделки сразу стали выписываться
по новым ценам) ? Если это нежелательно (например, на изданном прайс листе написан
срок действия, но тем не менее не хочется блокировать изменения, заранее подготавливаемые
менеджерами) то администратор может включить специальный режим.
В этом режиме все изменения цен, которые выполняют менеджеры, вносятся в 'черновик',
и вступают в силу только по специальному указанию администратора.
Издание прайс-листа. Список товаров с ценами выполняется с помощью механизма
Изданий. Издание выполняется либо для всего прайс-листа (то есть для всех товаров),
так и для какой то их части. Например, только для Корпусов. Более того, в связи
с возможностью ведения альтернативных деревьев список товаров в прайс-листе может
строиться по совершенно иным принципам (с совершенно другими группами, например).
Поэтому у товаров не существует никаких специальных признаков типа Издавать/Не Издавать,
так как это обеспечивается совершенно другими средствами. ИС ведет списки изданий,
и в изданиях, у которых были предшественники, способна помечать товары и повысившимися,
понизившимися ценами, а также новые товары.
В итоге судьба издания такова:
Валюты и курсы. Для вспомогательных целей ведутся классификаторы валют с начальной заливкой:
И список курсов:
Валюта $ не есть доллар, это валюта, куда сводится и рубль и доллар (скорее это УЕ). Например, если заплатили 6300 РУБ (около 1000USD по курсу) и 200 USD, то нельзя сказать что заплатили 1200USD - долларов заплатили 200, а вот что получили 1200УЕ можно. Таким образом, $ есть способ отличить физически реальные доллары от эквивалентных долларам сумм по пересчету. В принципе $ может и отличаться от любой известной валюты. Помимо вводимых вручную, можно создать рассчитываемый курс по одному или двумя курсам. Пусть, например, есть курс FM -> USD и USD -> РУБ. Тогда указав курс FM -> USD как курс 1 и курс USD -> РУБ как курс 2, мы создадим расчетный курс FM -> РУБ. При переводе денег по курсу результат умножается еще на числитель и делится на знаменатель. Так вводятся затраты на конвертацию и пр. При этом второй курс можно и не вводить, если расчетный курс ведется только для учета трудности конвертации. Если введен только второй курс, а первый не введен, то второй курс используется наоборот. Например, если есть курс USD -> РУБ, то можно смастерить курс РУБ -> USD.
Платежные документы. Все платежные документы имеют много общего, а именно:
Все эти поля используются двумя большими группами документов - денежными документами и товарными документами. Все эти документы сохраняют свойство платежного изменять свой статус, то есть получить статус 'проведен' и, наоборот, стать непроведенным. А вот называется это свойство у каждого документа по разному. У расходных накладных это отгрузить, а у приходных - принять, итд. Проведенные документы никак не редактируются.
Денежные документы. К денежным документам относятся:
Документы имеют характерные и фиксируемые законодательством печатные формы, нумерацию. Принципиально они ничего нового не добавляют к описанному в разделе 'Платежные документы' Поля, куда вводятся кассы и банки не появляются, если выбран упрощенный режим, без них.
Товарные документы. К товарным документам относятся:
Помимо этого, главной особенностью является наличие у них списка товаров и услуг. Все накладные имеют поле 'Склад'. При отгрузке и приеме накладных создаются автоматически проведенные операции на отгрузку или прием товара. Операция создается непроведенной, если склад имеет мат.ответственного.
Превращения документов. Если движение товара или денег происходит между двумя фирмами-партнерами, то по одному документы можно автоматически создать симметричную пару. Например, если фирмы A и B партнеры, и есть расходная накладная A -> B, то для фирмы B можно автоматически, не вводя список товара снова, создать накладную A -> B (только на этот раз накладная уже будет приходной).
Передача информации. Названия Офис и Филиал условны. Если в фирме есть территориально удаленные точки, и нет возможности, что очень желательно, иметь с ними on-line связь, то приходится делать разные инсталляции одной и той же ИС в разных местах, на разных серверах и организовывать обмен информации между ними. ИС посылающая информацию называется Филиалом, а принимающая - центральным офисом, куда стекается информация. При двунаправленном движении информации обе ИС имеют у себя инсталляцию модуля и Офис и Филиал.
При настройке модуля Филиал осуществляется указание, какую информацию (а именно документы каких типов) Филиал передает в Центральный Офис. Филиал тщательно протоколирует все действия (создание, редактирование, удаление и пр., совершаемые с документами этого типа. В нужный момент, например, в конце дня, эти изменения выводятся в запакованный для экономии места файл и этот файл неважно как (E-mail, дискета, фельдегерьская связь) доставляется в Центральный офис. Там все действия с документами проигрываются.
Примеры и проблемы. Пусть Филиал вносит Фирмы и сделки. Их он и передает в ЦО. Если в ЦО меняют справочники, на которые опираются фирмы (география, список типов фирм) то следует сделать и обратную связь из ЦО в филиал по этому справочнику. С другой стороны, если в самом филиале вносят новые типы фирм, то следует в экспорт помимо сделок и фирм добавить и типы фирм. В этом случае связь по типам фирм может быть в обе стороны. В общем случае при планировании структуры следует нарисовать кружки для каждой удаленной точки, соединить их стрелочками и на стрелочках написать типы документов, которые движутся. И проверить корректность схемы. Помимо формальной корректности остаются проблемы дублирования. Например, есть ЦО и два филиала A и B, где заносят фирмы. Одна и та же фирма пришла в оба филиала и что-то купила. Обе фирмы справедливо (ведь она пришла впервые) занесли ее как нового клиента. При импорте в ЦО одна из операций импорта (не все, а только ввод фирмы) будет отвергнута, так как фирма с таким ИНН уже есть. Модуль действительно решает много проблем по связи с удаленными точками, однако, не является автоматическим средством, которое, будучи инсталлировано, уже тем самым обеспечивает функционирование связки удаленных точек.
Какие бывают фирмы. В ИС фирмы представляются документами четырех похожих,
но все-таки разных видов, каждый из которых предназначен для своей цели:
Клиент - покупатель, документы этого класса предназначены для ведения списка
покупателей (которые как правило фигурируют как покупатели в договорах и как плательщики
в платежных документах фирмы).
Клиент - Частное лицо. В том случае, когда покупатель не является юридическим лицом, то как фирма-покупатель должна фигурировать фирма данного класса. В ИС сразу присутствует один такой документ. Естественно, он так и называется - Частное лицо. В отличие от фирм, имеющих юридическое лицо, у документа класса Частное лицо часть полей, не имеющих смысла, погашена (например, ИНН, ОКОНХ, ОКПО, Контактное лицо, а вместо двух адресов выводится только один, так как у частного лица не может быть юридического адреса).
Если расчеты с частными лицами ведутся по принципу 'пришел, заплатил и унес', то скорее всего, можно все отношения с такими лицами вести через этого единственного клиента 'Частное лицо'. Однако, если договора оплачиваются частями, предполагают выплату агентских, долги, штрафные санкции и пр. (то есть имеют срок активной жизни более дня) то лучше для каждого такого лица заводить новый документ типа Клиент- частное лицо и давать этим клиентам такие, например, имена: Частное лицо - Иванов A. A., Частное лицо - Петров (или его сын) и т.д.
Клиент - поставщик. Для ведения списка поставщиков. Поставщик ничем не отличается от покупателя по информационному наполнению. Просто, если с поставщиком связана дополнительная информация (например, срок поставки, регулярность поставки) то расширения для хранения этой информации лучше создавать к классу 'Клиент - Поставщик' (чтобы она находилась только там, где это действительно надо).
Клиент - партнер. В отличие от частных лиц, для которых количество информации меньше, в данном случае ведется дополнительная информация. Клиент - партнер это составная часть корпорации. Для клиентов партнеров может вестись список касс и банков, список сотрудников и пр. Более того, сотрудники этих разных фирм могут работать в одной ИС, в одной базе. И если с совсем 'сторонними' фирмами ведется информация о движении товаров и денег только 'со стороны нашего юридического лица', то для партнеров это производится в обе стороны.
Что известно про клиента ? Главное, с чего все и начинается, это название.
В целях единообразия имен в системе, рекомендуется следовать некоторой идеологии
именования, чтобы не получалось, что одна и та же фирма называется как АОЗТ 'Сигма',
Сигма ЗАО, "Сигма" АОЗТ, СИГМА. Кое в чем ИС может помочь, если включить режим переноса
суффиксов (типа ЗАО) в начало или в конец, а также режим, определяющий, что делать
с кавычками (делать одинарными, двойными, убирать кавычки). Следует помнить, что
это не панацея.
Помимо этого ведется следующая информация:
Кассы и банки. Для членов корпорации, то есть в данном случае для Фирм - партнеров ведется список касс и банков. При создании такой фирмы - партнера создается одна касса и один банк, но эти списки пополняемые. Указание касс и банков нужно при работе с платежными документами, и обязательно для указания. Фирма с одним расчетным счетом и кассой (или если разделение денег между кассами и банками не отражается в ИС) может выключить режим ведения касс и банков и облегчить себе работу со многими платежными документами.
